Utilizzare la Tecnologia Ordinaria per il Miglioramenti Straordinari

I Personal Digital Assistant (PDA) ed i sistemi di posizionamento globale (GPS) sono due degli strumenti tecnologici più comuni nella nostra vita quotidiana. I PDA - o smartphone, o computer palmari, o netbook, o computer tavoletta - ci aiutano a mantenere i nostri programmi, i nostri contatti e le nostre connessioni online. Il GPS ci aiuta a trovare sedi di incontri d'affari e ristoranti, nonché le direzioni quando siamo in luoghi sconosciuti.

Ma benché questi strumenti siano diventati oggetti comuni in alcuni aspetti della nostra vita, possono ancora fornire un potente strumento di miglioramento dei processi e delle procedure quando introdotti nel mondo del lavoro. La semplice combinazione di PDA e GPS nella città di Graz, inAustria, ha semplificato in maniera impressionante le pratiche di lavoro degli impiegati della città, risparmiando tempo, denaro e documenti.

Portare la tecnologia portatile su campo

Nel 2008 la città ha implementato un nuovo programma che ha installato PDA dotati di funzionalità GPS in veicoli utilizzati dal dipartimento di Grunraum - parte dell'azienda cittadina Grazer Wirtschaftsbetriebe Ltd.; quest'ultima è responsabile per la cura di alberi, parchi e strade cittadine.in cooperazione con Latschbacher, un distributore austriaco di computer portatili resistenti forniti da Handheld, la città ha ordinato 60 TDS Nomad 800 computer palmari robusti - PDA ad alte prestazioni.

Il processo del programma ha coinvolto una preparazione tecnica, una fase di prova, una fase di adattamento ed il lancio in due fasi dei computer. Ciascuna squadra della Grunraum - composta da 2-4 lavoratori - ha un Nomad montato all'interno del veicolo. Le squadre che rientranoquotidianamente agli uffici centrali sono dotate di un Nomad che utilizza la tecnologia WLAN per trasferire i dati dal palmare ad un computer centrale in ufficio.Le squadre che non rientrano in ufficio quotidiaamente hanno unità Nomad unità che utilizzano la tecnologia cellulare GPRS per trasmettere i dati dal sito.

I nuovi strumenti avevano lo scopo di aiutare i due aspetti del lavoro del dipartimento: manutenzione dei giardini in estate, e manutenzione delle strade in inverno.

Manutenzione giardini: Da sette passi a uno

L'impatto della nuova tecnologia è stata immediata nella manutenzione dei giardini.Il flusso di lavoro precedente per ciascun progetto avveniva quasi interamente su carta, il lavoratore doveva registrare l'area e la strada, elencare il numero dell'oggetto del compito individuale, e quindi creare e rilasciare un buono. in seguito i rapporti dei lavori dovevano essere trasferiti digitando i dati dal rapporto cartaceo tramite un programma software dedicato, e quindi procedere alla stampa .Tale tabulato veniva trasferito al reparto fatturazione della Wirtschaftsbetriebe Grazer, dove i dati venivano nuovamente trasferiti nel sistema di fatturazione. Allora, e solo allora, la fattura poteva essere rilasciata e rinviata al municipio. (Il dipartimento emetteva fattura al municipio, cosa che permetteva al municipio di bypassare pagamento dell'IVA). Se avete tenuto il conto, siamo passati attraverso sette fasi prima di poter arrivare alla stampa di una fattura.

Con il PDA Nomad montato nel proprio veicolo, i lavoratori possono ora semplicemente inserire tutti i dati iniziali nel computer, utilizzando un software sviluppato con l'aiuto del produttore austriaco Mobil Data. Tali dati, insieme alle coordinate GPS di ogni cantiere, vengono salvati ed automaticamente e direttamente trasmessi nel sistema di fatturazione. Una sola fase per la stampa di una fattura.

Manutenzione stradale: mappatura senza carta

Dato che le squadre della Grazer Wirtschaftsbetriebe si occupano dello sgombero dei percorsi invernali - le sezioni di strada che vengono mantenute per i tragitti invernali - essi devono sapere se ciascun percorso sia autorizzato, per esigenze di assicurazione e fatturazione. In passato tutto ciò veniva fatto contrassegnando le rotte su mappe cartacee, un processo tedioso. Utilizzando il nuovo PDA Nomad, le squadre possono invece tracciare l'intera mappatura sullo schermo del computer, e la capacità GPS del s Nomad assicura che la mappatura corrisponda esattamente alle strade reali percorse.I dati di rotta vengono acquisiti elettronicamente sul Nomad e ritrasmessi agli uffici municipali, dove le informazioni possono essere distribuite attraverso la corretta informazione ed i canali media.

Facile adozione da parte dei lavoratori, migliore informazione per i cittadini

Ogni modifica - in particolare se di natura tecnologica - comporta sempre il rischio che i lavoratori oppongano resistenza o non siano in grado di adattarvisi .Ma questo non è stato il caso dei i lavoratori di Graz.

"Naturalmente, abbiamo considerato con attenzione il caso, in modo da assicurarci che i conducenti e gli altri dipendenti sarebbero stati in grado di gestire il nuovo sistema," ha dichiarato Martin Nigitz, Division Manager della Divisione Grünraum."Il Nomad è per loro uno strumento di facile utilizzo."

Avere il PDA i offre anche altri vantaggi.I supervisori S sono in grado di monitorare i log di lavoro dei conducenti e degli altri dipendenti, considerato che i dati di lavoro sono stati registrati elettronicamente.E quando i residenti della città di Graz hanno domande , gli avanzatissimi Nomad e la loro capacità di catturare dati elettronici consente ai funzionari di rispondere alle richieste di informazioni molto più velocemente, più precisamente ed in maniera più accurata.

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